Jako „kadencję” należy rozumieć oznaczony czas wskazany w umowie spółki, na jaki dana osoba zostaje powołana do zarządu, przy czym umowa spółki może nie zawierać w ogóle postanowień odnośnie kadencji lub wskazywać wprost, że członkowie zarządu powoływani są na czas nieoznaczony (zarząd bezkadencyjny).
„Mandat” oznacza umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu, a inaczej ujmując czas, w którym faktycznie osoba pełni funkcję członka zarządu (ma uprawnienia członka zarządu). W związku z tym dana osoba może pełnić funkcję członka zarządu tak długo, jak długo aktualny będzie jej mandat. Kadencja będzie z kolei wpływać na okres ważności tego mandatu, przy czym w praktyce problemy rodzi okoliczność, iż najczęściej długość kadencji i okres sprawowania mandatu nie pokrywają się.
Wyróżnić można dwie sytuacje – pierwszą, w której mandat wygasa przed upływem kadencji (np. odwołanie członka zarządu przed upływem kadencji), oraz drugą, w której mandat wygasa po upływie kadencji. O statusie bycia członkiem zarządu zawsze decyduje wyłącznie posiadanie mandatu . Niezależnie od treści umowy spółki jak i czasu kadencji, mandat członka zarządu wygasa zawsze wskutek jego śmierci, odwołania, rezygnacji z funkcji w zarządzie, utraty pełnej zdolności do czynności prawnej lub skazania za przestępstwa określone w art. 18 § 2 ksh.
W umowie spółki możemy ukształtować kadencję indywidualną lub kadencji wspólną.
Umowa spółki może, lecz nie musi określać kadencji i okresu sprawowania mandatu członka zarządu. Jeśli wspólnicy w umowie nie ustanowią szczególnych zasad stosuje się przepisy kodeksu spółek handlowych. W takim przypadku stosowane są następujące modele:
- powołanie członka zarządu na okres do jednego roku – wówczas, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu;
- powołanie członka zarządu na kadencję dłuższą niż jeden rok – wówczas, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu,
- brak oznaczenia kadencji w umowie spółki – wówczas, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu; jeżeli umowa nie stanowi inaczej
Najczęstsza sytuacja w praktyce obrotu, to powołanie członka zarządu w trakcie roku obrotowego na okres kadencji dłuższej niż rok.
Pojawiają się głosy, iż tego niepełnego okresu (pierwszego niepełnego roku sprawowania funkcji członka zarządu) nie wlicza się do kadencji, gdyż należy uwzględniać jedynie pełne lata obrotowe pełnienia funkcji członka zarządu. Taka interpretacja prowadziłaby do efektywnego przedłużania kadencji, w wielu przypadkach o niemal cały rok. Z drugiej strony jednak okres kadencji jest liczony od dnia powołania, przy czym zgodnie z brzmieniem przepisów ksh, wyłącznie ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu musi być pełny. Pogląd drugi uznany jest za dominujący w doktrynie prawa handlowego.
W sytuacji kiedy umowa spółki milczy na temat kadencji wtedy mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia sprawozdania finansowego za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Podkreślenia wymaga fakt, iż uznać należy, iż mandat wygasa z chwilą podjęcia uchwały odnośnie zatwierdzenia sprawozdania finansowego a nie z końcem dnia, w którym podjęto tę uchwałę.
Bezsporny jest fakt, iż umowa spółki może zawierać odmienne niż kodeks spółek handlowych regulacje usuwające wątpliwości co do sposobu liczenia kadencji np.: stanowić, że mandat członka zarządu wygasa określonego dnia lub w dacie zaistnienia pewnego zdarzenia. Praktykowanym rozwiązaniem jest m.in. wskazywanie w umowie spółki, iż członkowie zarządu powoływani są na czas nieokreślony, nie zmienia to postaci rzeczy, iż nie ulegają mimo to wyłączeniu mechanizmy ich kontroli jak coroczna uchwała w sprawie absolutorium oraz prawo odwołania członka zarządu uchwałą wspólników w każdym czasie.
Zaniechania lub zaniedbania w powołaniu nowych członków zarządu we właściwym czasie skutkować mogą pozbawieniem właściwie umocowanego organu spółki a tym samym paraliżem w funkcjonowaniu spółki. W każdym przypadku zatem konieczne jest monitorowanie zakończenia mandatu i zapewnienie właściwej reprezentacji spółki.
