W branży budowlanej spory o wynagrodzenie rzadko rozpoczynają się od pozwu. Zazwyczaj wcześniej są miesiące korespondencji, uzgodnień, spotkań i kolejnych deklaracji zamawiającego, że zaległe faktury zostaną uregulowane.
Wykonawca nie chce zaostrzać relacji z kontrahentem. Liczy na kontynuację współpracy, zakończenie inwestycji i polubowne rozliczenie kontraktu.
Problem pojawia się wtedy, gdy negocjacje trwają, a termin przedawnienia nieuchronnie się zbliża.
W takich sytuacjach przedsiębiorcy nadal sięgają po rozwiązanie, które przez lata było wykorzystywane do zabezpieczenia roszczeń — zawezwanie do próby ugodowej.
Od 30 czerwca 2022 r. zawezwanie do próby ugodowej nie przerywa już biegu przedawnienia. Powoduje jedynie jego zawieszenie na czas trwania postępowania pojednawczego.
To zmiana, która powinna mieć bezpośredni wpływ na sposób zarządzania należnościami w przedsiębiorstwach budowlanych.
Zawezwanie do próby ugodowej — co zmieniło się w przepisach?
Przed 30 czerwca 2022 r. zawezwanie do próby ugodowej mogło prowadzić do przerwania biegu przedawnienia roszczenia. W praktyce oznaczało to, że po zakończeniu postępowania pojednawczego termin przedawnienia rozpoczynał bieg na nowo.
Przedsiębiorcy wykorzystywali to rozwiązanie nie tylko w celu zawarcia ugody, lecz także jako sposób na uzyskanie dodatkowego czasu na przygotowanie pozwu lub dalsze negocjacje.
Obecnie sytuacja wygląda inaczej.
Zgodnie z art. 121 pkt 5 Kodeksu cywilnego bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu co do roszczeń objętych wnioskiem o zawezwanie do próby ugodowej — przez czas trwania postępowania pojednawczego.
Podobne rozwiązanie dotyczy mediacji, o której mowa w art. 121 pkt 6 k.c.
Oznacza to, że po zakończeniu postępowania pojednawczego termin przedawnienia biegnie dalej, a nie od początku.
Dla przedsiębiorcy różnica jest zasadnicza.
Zawezwanie do próby ugodowej nie daje już nowego, pełnego terminu na dochodzenie roszczenia.
Przerwanie a zawieszenie przedawnienia — różnica, która ma znaczenie finansowe
Choć pojęcia przerwania i zawieszenia biegu przedawnienia brzmią podobnie, ich skutki prawne są odmienne.
Przerwanie biegu przedawnienia
Przerwanie powoduje, że dotychczasowy okres przedawnienia przestaje być uwzględniany.
Po zakończeniu postępowania, które doprowadziło do przerwania biegu przedawnienia, termin co do zasady biegnie na nowo.
Do zdarzeń powodujących przerwanie przedawnienia należą między innymi:
- wniesienie pozwu obejmującego dane roszczenie;
- uznanie roszczenia przez dłużnika.
Należy przy tym pamiętać, że skuteczność określonej czynności zależy od jej charakteru, treści i okoliczności konkretnej sprawy.
Zawieszenie biegu przedawnienia
Zawieszenie nie powoduje utraty znaczenia czasu, który upłynął wcześniej.
Termin przestaje biec na określony czas, a następnie biegnie dalej.
Tak jest obecnie w przypadku zawezwania do próby ugodowej oraz mediacji, przy spełnieniu przesłanek ustawowych.
Z punktu widzenia zarządzania ryzykiem kontraktowym oznacza to, że zawieszenie daje przedsiębiorcy dodatkowy czas odpowiadający okresowi zawieszenia, ale nie przywraca całego terminu przedawnienia.
Przykład: wykonawcy zostały trzy tygodnie do przedawnienia roszczenia
Załóżmy, że przedsiębiorstwo budowlane dochodzi zapłaty wynagrodzenia za wykonane roboty.
Zamawiający od wielu miesięcy kwestionuje część rozliczenia. Strony prowadzą korespondencję i podejmują próby uzgodnienia należności.
Do upływu terminu przedawnienia pozostały trzy tygodnie.
Wykonawca decyduje się na złożenie wniosku o zawezwanie do próby ugodowej.
Postępowanie pojednawcze trwa dwa miesiące i kończy się bez zawarcia ugody.
Co dzieje się z terminem przedawnienia?
Po zakończeniu postępowania jego bieg zostaje wznowiony.
Wykonawcy nadal pozostają trzy tygodnie na podjęcie skutecznej czynności prowadzącej do przerwania przedawnienia.
Nie rozpoczyna się nowy, trzyletni termin.
To oznacza, że przedsiębiorca, który po zakończeniu postępowania pojednawczego ponownie odkłada decyzję o skierowaniu sprawy do sądu, może doprowadzić do przedawnienia roszczenia.
Warto pamiętać, że w przypadku wielu roszczeń związanych z działalnością gospodarczą termin przedawnienia wynosi trzy lata, a jego koniec przypada co do zasady na ostatni dzień roku kalendarzowego. Każdorazowo należy jednak ustalić właściwy termin dla konkretnego roszczenia oraz jego datę wymagalności.
W praktyce rozliczeń budowlanych nie zawsze będzie to data wystawienia faktury.
Znaczenie mogą mieć między innymi postanowienia umowy, termin spełnienia świadczenia, zasady odbioru robót oraz charakter dochodzonego roszczenia.
Czy zawezwanie do próby ugodowej nadal ma sens?
Tak. Zmieniła się jednak jego funkcja.
Zawezwanie do próby ugodowej pozostaje instrumentem umożliwiającym podjęcie formalnej próby polubownego zakończenia sporu przed sądem.
Może być uzasadnione zwłaszcza wtedy, gdy:
- strony rzeczywiście rozważają zawarcie ugody;
- istnieje możliwość uzgodnienia warunków spłaty zadłużenia;
- spór dotyczy wysokości wynagrodzenia, rozliczenia robót dodatkowych lub potrąconych kar umownych;
- wierzyciel dysponuje odpowiednim czasem na podjęcie dalszych działań;
- ugoda może umożliwić szybsze i mniej kosztowne zakończenie sporu.
Ugoda zawarta przed sądem może również stanowić podstawę prowadzenia egzekucji po spełnieniu odpowiednich wymogów prawnych.
Nie oznacza to jednak, że zawezwanie powinno być traktowane jako uniwersalny sposób zabezpieczenia roszczenia przed przedawnieniem.
Decyzja o jego złożeniu powinna wynikać z oceny szans na zawarcie ugody, stanu rozliczeń oraz czasu pozostającego do upływu terminu przedawnienia.
Jeżeli termin jest bliski, konieczna może być niezwłoczna ocena zasadności wniesienia pozwu.
Negocjacje z zamawiającym a przedawnienie roszczenia
Jednym z częstszych problemów w sporach budowlanych jest przekonanie, że skoro strony prowadzą rozmowy o zapłacie, roszczenie pozostaje zabezpieczone.
Tak nie jest.
Samo prowadzenie negocjacji nie powoduje automatycznie zawieszenia ani przerwania biegu przedawnienia.
Dotyczy to również sytuacji, w których zamawiający deklaruje chęć rozliczenia inwestycji, proponuje spotkanie lub zapowiada przedstawienie stanowiska.
Odrębnej oceny wymaga natomiast treść oświadczeń dłużnika.
Jeżeli z zachowania lub korespondencji zamawiającego wynika uznanie roszczenia, może dojść do przerwania biegu przedawnienia na podstawie art. 123 § 1 pkt 2 k.c.
Nie każda deklaracja podjęcia rozmów stanowi jednak uznanie długu.
Dlatego w przypadku istotnych należności warto zadbać o jednoznaczne udokumentowanie stanowiska dłużnika.
Z perspektywy przedsiębiorstwa budowlanego kluczowe jest rozdzielenie dwóch procesów: negocjowania zapłaty i zabezpieczania możliwości skutecznego dochodzenia roszczenia.
Oba mogą przebiegać równolegle.
Najczęstsze błędy przedsiębiorstw budowlanych
Problemy z przedawnieniem należności nie zawsze wynikają z braku wiedzy o przepisach.
Często są konsekwencją sposobu organizacji procesu rozliczania kontraktów.
Do najistotniejszych błędów należą:
1. Zbyt późne przekazanie sprawy do analizy prawnej
Przedsiębiorca przez wiele miesięcy próbuje samodzielnie odzyskać należność, a do kancelarii zwraca się dopiero wtedy, gdy termin przedawnienia jest bliski.
2. Traktowanie zawezwania do próby ugodowej jako zamiennika pozwu
Zawezwanie może być właściwym instrumentem negocjacyjnym, ale nie wywołuje już takich skutków w zakresie przedawnienia jak przed 30 czerwca 2022 r.
3. Brak kontroli terminów przedawnienia
Firma monitoruje terminy płatności faktur, lecz nie prowadzi odrębnej ewidencji terminów dochodzenia roszczeń.
4. Nieprecyzyjne określenie roszczenia
Ogólnikowe wskazanie należności we wniosku o zawezwanie do próby ugodowej może prowadzić do sporu o zakres roszczeń objętych zawieszeniem biegu przedawnienia.
5. Odkładanie decyzji z obawy przed pogorszeniem relacji biznesowych
Wykonawca nie chce kierować sprawy do sądu, ponieważ nadal realizuje inne inwestycje dla tego samego zamawiającego.
Takie podejście bywa zrozumiałe z biznesowego punktu widzenia, ale wymaga świadomej oceny ryzyka.
Zarządzanie należnościami powinno być elementem zarządzania kontraktem
W przedsiębiorstwie budowlanym kontrola należności nie powinna ograniczać się do działu księgowości.
Rozliczenia kontraktowe są ściśle powiązane z dokumentacją realizacji inwestycji, odbiorami robót, zgłaszaniem roszczeń oraz korespondencją z zamawiającym.
Dlatego skuteczny system zarządzania ryzykiem powinien obejmować:
- bieżącą identyfikację należności spornych i przeterminowanych;
- ustalanie terminów wymagalności i przedawnienia poszczególnych roszczeń;
- analizę dokumentacji kontraktowej i dowodów wykonania robót;
- ocenę zasadności negocjacji, mediacji lub postępowania pojednawczego;
- podejmowanie decyzji o skierowaniu sprawy na drogę sądową z odpowiednim wyprzedzeniem;
- dokumentowanie uzgodnień dotyczących spłaty zadłużenia.
Nie chodzi o to, aby każdą niezapłaconą fakturę natychmiast kierować do sądu.
Istotne jest to, by zarząd przedsiębiorstwa wiedział, jak długo może prowadzić negocjacje, kiedy ryzyko zaczyna rosnąć i w którym momencie konieczne jest podjęcie decyzji o dochodzeniu roszczenia.
Od 30 czerwca 2022 r. zawezwanie do próby ugodowej nie przerywa biegu przedawnienia roszczenia, lecz powoduje jego zawieszenie na czas trwania postępowania pojednawczego.
Po zakończeniu postępowania termin biegnie dalej.
Zawezwanie nadal może być użytecznym instrumentem polubownego rozwiązywania sporów, ale nie powinno zastępować świadomej strategii dochodzenia należności.
Dla firm budowlanych najważniejszy wniosek jest jednak szerszy.
Ryzykiem przedawnienia można zarządzać. Warunkiem jest odpowiednio wczesne rozpoznanie problemu i podjęcie właściwych decyzji.
W M. Repelewicz i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych wspieramy przedsiębiorstwa budowlane, wykonawców, podwykonawców i inwestorów w bieżącej obsłudze kontraktów, zarządzaniu ryzykiem prawnym oraz rozwiązywaniu sporów związanych z realizacją inwestycji.
Doradztwo prawne ma największą wartość wtedy, gdy pozwala podejmować decyzje, zanim problem przerodzi się w kosztowny spór.
Prawo na budowie wyjaśnia — część 13